1. Órganos de gobierno
La Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960) establece como órganos la Junta de Propietarios, el presidente —y, si los hay, vicepresidentes—, el secretario y el administrador. El presidente se elige entre los propietarios por elección, sorteo o turno rotatorio, y representa legalmente a la comunidad. Las funciones de secretario y administrador pueden recaer en el presidente o encargarse a un administrador de fincas colegiado.
- Anota quién ocupa cada cargo y la fecha de renovación.
- Guarda los datos de contacto del administrador de fincas.
- Ten localizados los estatutos y el reglamento de régimen interior.
2. Juntas y convocatorias
La junta ordinaria se celebra al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas; las extraordinarias, cuando lo pida el presidente o la cuarta parte de los propietarios (o quienes representen el 25 % de las cuotas). La convocatoria ordinaria debe llegar con un mínimo de seis días de antelación e incluir el orden del día, el lugar, la fecha y la hora, junto con la relación de propietarios que no estén al corriente de pago.
- Convoca con orden del día cerrado: fuera de él no se pueden tomar acuerdos.
- Recoge las delegaciones de voto por escrito antes de la reunión.
- Levanta acta y remítela a todos los propietarios.
3. Cuentas, cuotas y fondo de reserva
Cada propietario contribuye a los gastos generales según su coeficiente de participación, salvo que los estatutos digan otra cosa. La comunidad debe dotar un fondo de reserva de, como mínimo, el 10 % de su último presupuesto ordinario, destinado a obras de conservación, reparación y accesibilidad.
- Presenta un presupuesto anual y liquidación de cuentas comparables.
- Lleva el registro de recibos, impagos y acuerdos de reclamación.
- Revisa que el fondo de reserva se dote cada ejercicio.
4. Mantenimiento e incidencias
La comunidad debe mantener en buen estado los elementos comunes: cubiertas, fachada, ascensor, instalaciones de agua y electricidad, jardines o piscina. Un registro único de incidencias, con estado y responsable, evita duplicidades y permite acreditar la diligencia de la comunidad frente a terceros o al seguro.
- Centraliza los partes en un canal único con foto y ubicación.
- Define estados claros: pendiente, en curso, resuelta, reclamada.
- Guarda contratos de mantenimiento y pólizas con sus vencimientos.
5. Comunicación y zonas comunes
Los avisos por tablón físico se pierden y los grupos de mensajería mezclan lo personal con lo vecinal. Un canal propio permite publicar noticias y convocatorias con acuse de lectura, informar de cortes de agua u obras y ordenar el uso de instalaciones compartidas mediante reservas por unidad (pista 1, pista 2, sala…).
- Publica avisos con fecha, alcance y persona de contacto.
- Fija reglas de reserva: antelación, duración, límites y cancelaciones.
- Mantén un directorio actualizado de viviendas y propietarios.
6. Protección de datos y documentación
La comunidad trata datos personales de propietarios y, si hay cámaras o control de accesos, también imágenes. Conviene limitar quién accede a cada dato, informar del tratamiento y conservar la documentación (actas, contratos, seguros, certificados) de forma ordenada y accesible para la junta.
- Restringe el acceso a datos por rol: junta, administración, propietario.
- Informa del tratamiento en el alta de cada usuario.
- Archiva actas y contratos con copia digital.
Errores frecuentes que cuestan tiempo y dinero
- Tomar acuerdos sobre asuntos que no figuraban en el orden del día.
- Convocar sin respetar los plazos o sin indicar los propietarios morosos.
- No dejar constancia escrita de las incidencias ni de su seguimiento.
- Gestionar los avisos por grupos de mensajería sin registro ni acuse de lectura.
- Repartir gastos sin aplicar los coeficientes o los estatutos vigentes.
Esta guía es divulgativa y no sustituye al asesoramiento de un administrador de fincas colegiado o de un abogado. El texto legal de referencia es la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal (BOE).
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